Le début de l’automatisation des processus métier n’est pas le même pour tout le monde. Par exemple, les pigistes en automatisation doivent améliorer leurs compétences en présentation, apprendre à créer des propositions percutantes et étudier le marché pour voir ce qui est en demande. D’autre part, les managers et les professionnels travaillant dans les startups, les scale-ups et les entreprises sont confrontés à divers défis. Pour eux, la route vers l’automatisation est jonchée d’autres problèmes, notamment : Par où commencer avec l’automatisation ? Comment définissez-vous et suivez-vous les objectifs d’automatisation ? Quel est le meilleur outil rentable ?
Des personnes différentes, des besoins différents, des responsabilités et des exigences différentes – mais ils ont tous besoin de réponses pour les amener à destination aussi rapidement et avec le moins de perturbations possible.
Mais la question est de savoir comment obtenir les meilleures informations en tant que décideur d’entreprise ?
Pour résoudre ce problème et fournir des informations exploitables, nous avons demandé à cinq professionnels expérimentés comment commencer à automatiser leurs processus métier.
Voici une liste de contrôle pour l’automatisation du flux de travail :
Ce que disent les experts de l’automatisation des processus métier
Tirant parti de notre solide réseau de partenaires, nous avons approché les responsables de cinq institutions ayant l’expérience de travailler avec des sociétés de premier ordre et d’automatiser des processus complexes.
- David Treves, PDG de GetAutomated
- Andrés Pérez Españon, PDG et fondateur de Drew
- Bryan Fernando, PDG et fondateur de D-EFFCON
- Marcos Gómez, responsable du pôle d`innovation d’Elogia
- Mayur Jawdekar, fondateur d’Altois.
Nous avons posé une série de questions sur les premières étapes de l’automatisation et sur la manière dont ils abordent l’automatisation en interne (c’est-à-dire au sein de leur propre organisation) et en externe (pour leurs clients).
Pour plus de clarté et de concision, j’ai sélectionné la meilleure réponse à partager ci-dessous.
Comment savoir par ou commencer pour automatiser ses processus métier ?
Ils disent que le premier pas est le plus difficile, et il y a du vrai dans cette affirmation. Presque toutes les entreprises modernes sont tellement encombrées de processus, de tâches et d’applications qu’il peut être difficile de décider quoi automatiser en premier.
Bryan de D-EFFCON a une bonne règle empirique pour résoudre ce problème.
« Je suis attiré par l’automatisation des processus qui permet de gagner le plus de temps sans sacrifier la qualité ou la précision », dit-il.
Andrés von Drew convient que le procès n’est que la pointe de l’iceberg.
« La première étape de l’automatisation consiste à analyser le processus. Sans un processus clair et défini, il est impossible d’identifier les personnes et les tâches clés pour atteindre le résultat souhaité. Alors, qu’est-ce qui doit être automatisé ? Impossible de déterminer s’il y a De plus, Andrés dit qu’il est important de connaître les limites de l’automatisation.
« Nous devons évaluer si les coûts de l’automatisation l’emportent sur les avantages et identifier les étapes auxquelles la responsabilité humaine devient essentielle pour prendre des décisions. »
Ainsi, le premier élément de la liste de contrôle de l’automatisation est clair :
- Identifier les processus au sein de votre organisation
- Calculez le coût de l’automatisation et les avantages de la laisser seule
Comment trouver de nouveaux sujets à automatiser ?
La tentation de tout automatiser devient réelle lorsque vous entrez dans l’automatisation. Cependant, ce n’est pas toujours possible ou idéal. C’est là que la stratégie entre en jeu.
Étant donné le défi de trouver des goulots d’étranglement, Marcos d’Ellogia recommande de regarder les données disponibles.
« Il est important d’étudier l’ensemble de l’entonnoir client et les mesures à chaque étape », dit-il. « Pour les processus internes (qui sont difficiles à découvrir), la visibilité sur toutes les tâches et tous les processus est essentielle pour comprendre ce qui peut être automatisé et ce qui nécessite un examen humain. »
Mayur d’Altois propose également d’impliquer les salariés dans ce processus de découverte.
« Parler à l’équipe vous dira quelles parties du travail sont répétitives et prennent du temps. »
Suivant dans la liste de contrôle de l’automatisation :
- Regardez les données : Quels processus l’automatisation rendrait-elle plus rapides, plus efficaces ou moins chers ?
- Veuillez contacter votre équipe : Quelles parties de votre travail sont répétitives, fastidieuses et chronophages ?
Comment fixer des objectifs et les suivre quand on automatise ses processus métier ?
Les processus sont très différents et deux entreprises suivent rarement le même processus pour le même problème. Par conséquent, les objectifs et les métriques ne sont pas toujours standardisés.
David de GetAutomated adopte une approche pragmatique pour suivre et mesurer les workflows automatisés.
« Je n’ai pas de mesure générale, mais si un client veut savoir combien une solution lui permet d’économiser, j’estime le nombre de fois qu’il a exécuté la solution et je le compare à l’exécution manuelle du processus. »
Andrés von Drew a un point de vue similaire sur le sujet, mais offre une certaine structure à ses clients.
« Chaque flux de travail a un objectif spécifique », dit-il. « Mais nous nous efforçons toujours d’atteindre le prochain objectif.
Respectez les normes de qualité, augmentez la productivité des employés, éliminez les silos d’informations, réduisez les coûts opérationnels et améliorez la surveillance stratégique. »
Pour la liste de contrôle :
- Définissez des objectifs d’automatisation.
- Normes de qualité, productivité, coûts (avant et après), transparence
LA chose à savoir avant d’automatiser ses process
Enfin, Andrés von Drew partage sa véritable sagesse pour automatiser votre entreprise de manière efficace et axée sur la valeur.
« Une entreprise sans processus défini ne devrait pas penser à l’automatisation, car elle ne sait peut-être pas ce qui peut être automatisé. Une fois que l’entreprise a une image claire du processus, il est conseillé d’envisager l’automatisation avant la mise en œuvre ». puis mettez-le en œuvre.
LA chose à retenir : si votre processus métier fonctionne, automatisez le !
Que ce soit dans le marketing, les ventes, les RH ou les communications, les entreprises qui souhaitent commencer à automatiser doivent avoir une compréhension claire de :
- traiter
- Les données
- Coût
- Cible
- Outils associés
- l’avis des gens
Ces éléments constituent une liste de contrôle d’automatisation pour vous aider à démarrer.
Heureusement, vous n’avez pas besoin de commencer immédiatement à automatiser les processus les plus compliqués et compliqués.
Vous pouvez exécuter certains tests avec un processus plus simple. B.Il collecte automatiquement les données du formulaire de prospect pour faire gagner beaucoup de temps à vos équipes marketing et commerciales.
Processus mis à part, il est important de choisir le meilleur outil d’automatisation et de mesurer en conséquence.
Dans notre monde, cela signifie avoir des produits puissants que tout le monde peut utiliser pour résoudre toutes sortes de problèmes et créer des choses incroyables en peu de temps (d’où l’excès d’informatique sans dépendance aux ressources).